You can build with us!
You can build with us!

Handleiding: Inloggen

Welkom bij HelloFlex

Om te beginnen met HelloFlex, heb je een account nodig om toegang te krijgen tot de HelloFlex omgeving van jouw uitzendbureau. Je ontvangt een link met een uitnodiging van jouw uitzendbureau.

Uiteraard helpen wij je op weg met het registratie-/loginproces en het gebruik van HelloFlex.

Inloggen

Via jouw beheerder ontvang je een uitnodiging op jouw opgegeven e-mail adres om je account te activeren. Wanneer je in de e-mail klikt op “Activeer” kom je op de registratie pagina terecht.

Tijdens de registratie volgt een controle via een SMS-code die naar jouw mobiele nummer gestuurd wordt. Tevens kan dit ingesteld worden als een tweede authenticatie voor het login-proces.

Nu kan je een wachtwoord aanmaken om in te kunnen loggen.

 

Let er wel op dat een wachtwoord gebonden is aan bepaalde tekens, zoals weergeven in de afbeelding hiernaast.

 

Tip: Wanneer de knop “Activeer” niet werkt in de activatie e-mail, kun je ook de deep link handmatig kopiëren uit de e-mail en plakken in de adresbalk in je browser.

 

Tip: Ook wanneer jij een Kandidaat—dat zijn uitzendkrachten, inleners, ZZP-ers etc.—activeert, krijgen zij eenzelfde e-mail voor dit proces.

Nu ben je ingelogd en kun je voortaan, via de landingspagina, inloggen.

Gebruik hiervoor de knop inloggen, rechtsboven op de pagina in je browser (naast de knop om de taal te wijzigen).

Nu kan je via de inlogpagina inloggen.

 

Tip: Mocht jij—of een klant of kandidaat—het wachtwoord zijn vergeten, dan kan je als gebruiker op “Wachtwoord vergeten?” klikken en een nieuw wachtwoord aanvragen. Via de verstuurde e-mail kun je de link volgen om een nieuw wachtwoord aan te maken.

Inschrijven

Tevens kunnen Kandidaten zichzelf inschrijven via de landingspagina van HelloFlex of door jou uitgenodigd worden om zichzelf in te schrijven.

Kandidaten krijgen hier de optie voor “Inschrijven met CV” of “Inschrijven met formulier”.

 

Ook dit proces eindigt in het aanmaken van een wachtwoord om te kunnen inloggen.

2-Factor Authenticatie

Het is mogelijk dat jouw uitzendbureau werkt met 2-Factor Authenticatie voor medewerkers ter waarborging van de data in het systeem: wel zo veilig!

Voor de Customer Admin, de beheerder van HelloFlex, staat dit standaard aan omwille de veiligheid van de data (zoals de persoons- en contractgegevens van jouw klanten en kandidaten) te waarborgen, zoals het verplicht gesteld is in de privacywet (AVG).

Wanneer dit proces voor jou gebruikt wordt, zul je naast je wachtwoord ook een code uit een authenticatie app op je telefoon in moeten vullen.

Zo stel je 2-Factor Authenticatie in.

Je krijg je een SMS-code gestuurd naar het door jou opgegeven mobiele telefoonnummer, om te bevestigen dat jij de gebruiker bent.

Deze SMS-code vul je in op het scherm.

Vervolgens download je op je mobiele telefoon één van de ondersteunde authenticatie apps:

Google Authenticator, Authy of Duo Mobile.

Vervolgens verleen je de app toegang tot de camera van je mobiele telefoon. Nu kun je de QR-code (het grote, zwart-witte vlak) scannen.

Nu geeft de app je een 6-cijferige code om in te vullen op het scherm. Deze code ververst om de dertig seconden.

De ingevulde code kan 30 dagen worden onthouden in jouw browser. Wanneer jij echter werkt vanaf een ander apparaat, browser of wanneer cookies gewist zijn; zul jij opnieuw de 6-cijferige code moeten invullen.

Vervolgens log je in op HelloFlex zoals reeds beschreven in deze faq en kun je aan de slag voor jouw uitzendbureau! Veel succes!

 

Tip: Wanneer de QR-code niet werkt;

  • Probeer de handmatige code, weergeven onder de QR-code.
  • Controleer of de overige apps wél werken.
  • Controleer of de software versie van je mobiele telefoon up to date is.

Neem anders contact op met HelloFlex Support.

Dashboard HelloFlex

Het ‘Dashboard’ is een module dat je altijd als eerste ziet zodra je inlogt in jouw HelloFlex omgeving. Het dashboard dient als een informatieoverzicht met jouw beschikbare taken en activiteiten.

Op de afbeelding hieronder is het dashboard weergegeven.

De module ‘Dashboard’ bestaat uit de vijf widgets die je in de afbeelding ziet. De vijf widgets dienen als volgt:

  1. Actie benodigd: Hier zie je de acties die jij als bureaumedewerker dient uit te voeren. Denk hierbij aan het accorderen van contractdocumenten, het accorderen van declaraties en het aanmaken van kandidaten;
  2. Dashboard filters: Dit toont de resultaten van filters die jij persoonlijk hebt opgeslagen;
  3. Reacties: Deze widget geeft reacties van kandidaten en/of contactpersonen weer op bijvoorbeeld contracten en declaraties;
  4. Nieuws: Hier zie je nieuwsberichten die zijn gepubliceerd en voor jou inzichtelijk zijn;
  5. Analytics: Analytics is een abonnement waarbij je management rapporten en data kan inzien. In het dashboardoverzicht zie je hier informatie op basis van grafieken en tabellen.

Je kan er ook voor kiezen om widgets van locatie te veranderen. Dit kan je doen door op de icoon van de potlood te klikken, zoals links is te zien. Dit is in de rechterbovenhoek van je dashboard te vinden.

De aanpassing kan je opslaan door op dezelfde plek te klikken. De icoon is veranderd in het volgende:

In de afbeelding hieronder zie je rechtsboven je naam en je profielfoto staan. Zodra je op je profielfoto of het pijltje ernaast klikt opent er een drop down menu.

De afbeelding links toont het drop down menu aan. De eerste optie brengt je naar je eigen gegevens. Hier zie je onder andere je naam, je e-mailadres en je mobiele nummer.

Met de tweede optie kan je wachtwoord gewijzigd worden. Hiervoor dien je het huidige wachtwoord én het nieuwe wachtwoord in te vullen.

Met de derde optie meldt je de ingelogde gebruiker af van HelloFlex. Dit betekent dat jij, of de uitgelogde gebruiker, het wachtwoord opnieuw moet invoeren om in te loggen.

Met de laatste optie, in dit geval ‘Nederlands’, kan je de taal die jij ziet in je HelloFlex-omgeving aanpassen. Meer informatie hierover kan je opvragen bij je eerstelijns contactpersoon of bij HelloFlex Support.

Modules in HelloFlex

De verschillende modules in HelloFlex worden in dit onderdeel toegelicht.

Dashboard: Een informatieoverzicht van onder andere taken, activiteiten en reacties.

Bureaus: Een overzicht van de bureaus, vestigingen en units die in HelloFlex staan.

Opdrachtgevers: Hier staan de opdrachtgevers (klantrelatie in FS) en afdelingen. Per opdrachtgever zie je de bijbehorende contracten

Kandidaten: Een overzicht van alle kandidaten in jullie HelloFlex-omgeving.

Contracten: Hier zie je de contracten die via Sign zijn verzonden.

Documenten: Een overzicht van losse documenten en contractdocumenten.

Declaraties: Een overzicht van alle declaraties die via Time zijn verzonden.

Facturen: Hier staan de facturen die naar de klanten zijn verzonden.

Loonstroken: Een overzicht van de loonstroken die via HelloFlex naar de kandidaten zijn verzonden.

Fases: Hier kan je zien in welke fase de kandidaten zich bevinden.

Ziektegevallen: Hier zie je de ziekte- en herstelmeldingen van kandidaten.

Reserveringen: Een overzicht van opgebouwde reserveringssaldi. Denk hierbij aan vakantiegeld en kort verzuim.

Betalingen: Een overzicht van de kandidaten die betalingen hebben ontvangen.

Newsroom: Een overzicht van geplaatste nieuwsberichten. Daarnaast ook een onderdeel ‘Communities’. Dit zijn groepen die je kan aanmaken voor bijvoorbeeld een groep met alle kandidaten met een fase A contract of  een groep met alle actieve kandidaten met een actief contract.

Dashboard: Een informatieoverzicht van onder andere taken, activiteiten en reacties.

Bureaus: Een overzicht van de bureaus, vestigingen en units die in HelloFlex staan.

Opdrachtgevers: Hier staan de opdrachtgevers (klantrelatie in FS) en afdelingen. Per opdrachtgever zie je de bijbehorende contracten

Kandidaten: Een overzicht van alle kandidaten in jullie HelloFlex-omgeving.

Contracten: Hier zie je de contracten die via Sign zijn verzonden.

Documenten: Een overzicht van losse documenten en contractdocumenten.

Declaraties: Een overzicht van alle declaraties die via Time zijn verzonden.

Facturen: Hier staan de facturen die naar de klanten zijn verzonden.

Loonstroken: Een overzicht van de loonstroken die via HelloFlex naar de kandidaten zijn verzonden.

Fases: Hier kan je zien in welke fase de kandidaten zich bevinden.

Ziektegevallen: Hier zie je de ziekte- en herstelmeldingen van kandidaten.

Reserveringen: Een overzicht van opgebouwde reserveringssaldi. Denk hierbij aan vakantiegeld en kort verzuim.

Betalingen: Een overzicht van de kandidaten die betalingen hebben ontvangen.

Newsroom: Een overzicht van geplaatste nieuwsberichten. Daarnaast ook een onderdeel ‘Communities’. Dit zijn groepen die je kan aanmaken voor bijvoorbeeld een groep met alle kandidaten met een fase A contract of  een groep met alle actieve kandidaten met een actief contract.

Vacatures: Een overzicht van vacatures.

Workflow: Een overzicht van de taken en activiteiten van jou en je collega’s.

CAOWijzer: Een overzicht van nieuws omtrent CAO’s en de mogelijkheid om een CAO loon op te zoeken.

Module ‘Contracten’ in HelloFlex

In dit gedeelte van de handleiding wordt de navigatie van een module behandeld, wanneer je een module selecteert in het linkermenu. In dit voorbeeld wordt de module ‘Contracten’ gebruikt. De behandelde punten in dit onderdeel hebben dezelfde functionaliteit in andere modules. In de afbeelding hieronder is een impressie weergegeven.

Module ‘Contracten’ in HelloFlex

Dit menu wordt het ‘filtermenu’ genoemd. In het filtermenu kan je filteropties toepassen. In het overzicht van de contracten wordt deze filter toegepast.

Je kan bijvoorbeeld een filteroptie toepassen waarbij de status van het contract ‘Actief’ is. Klik hiervoor op de filter ‘Status’.

Daarnaast heb je onderin ook nog de functies Mijn contracten, toon alle versies en toon oude items.

Met de functie ‘Mijn contracten’ zie je de contracten waarvan jij relatiebeheerder bent.

Met de functie ‘Toon alle versies’ zie je ook de eerdere versies van contracten.

Met de functie ‘Toon oude items’ komen oude contracten naar boven die niet actief bewaard worden.

Met de filtericoon (links naast je profielfoto) kan je het filtermenu aan de rechterkant afsluiten. Dit geldt ook voor de functie en het tekstveld ‘Afsluiten’. Beide knoppen hebben dezelfde functionaliteit. Probeer dit gerust eens uit!

De afbeelding hieronder is een weergave van de zoekbalk. In de zoekbalk kan je zoeken op je ingevulde zoekresultaten. De zoekbalk heeft per module altijd aparte eisen. In het geval van de module ‘Contracten’ kan je met de zoekbalk alleen zoeken op contractnummer (versie) en de titel van het contract.

De afbeelding hieronder is een weergave van de kolommen die actief zijn en voor jou zichtbaar zijn. Je kan hier gebruik maken van meerdere kolommen door te klikken op de drie horizontale bolletjes aan de rechterkant. Er opent een extra menu met kolommen. Deze kolommen kan je aanzetten of uitzetten. Nadat je een kolom hebt geselecteerd, wordt deze gelijk toegepast. Ook na het verlaten van de module en vervolgens het terugkeren naar de module blijft de eerdere selectie actief.

Was dit het antwoord op je vraag?